管理組合の運営については、当社フロントマンが理事会・総会の開催準備、出席して提案・アドバイス、終了したあとの議事録案作成まで完全にサポートいたします。
また、駐車場や駐輪場、ペット、音、防犯など様々な問題について、経験に基づいた当社独自のノウハウを駆使して問題解決にあたるとともに、
必要に応じて弁護士などの専門家に相談しながら的確な情報の提供やアドバイスをいたします。
会計業務は、月々のマンション管理費や修繕積立金の収納、決算案の作成、収支予算案の作成、
毎月の収支報告書の作成等の法律に基づいた専門性の高い業務を実施します。
また、滞納未収金の回収については、支払催告書の発送、電話督促、内容証明の発送等、滞納月数に合わせ段階的に督促を行います。
さらに、長期滞納者に対しては当社法務担当により、顧問弁護士に相談のうえ法的措置等の提案をし、未収金ゼロを目指して管理組合をサポートいたします。
平成１８年１月２４日にプライバシーマーク認証を受けております。
高度情報化に伴う個人情報保護の重要性を認識し、企業としての社会的責任を果たすため、マンション管理業務を営むにあたり、当社が保有しているお客様、取引先、そして従業員の個人情報保護に努め、その取扱いに関する体制、基本ルールを策定し実践しております。
| ■当社の提案事例 | ||
|---|---|---|
| 地上デジタル放送 | 管理規約改正・各種使用細則制定 | 高速インターネット設備 |
| 設計図書のデジタル化 | AED設置 | 滞納金回収 |
| 給水システム変更 | 保険関係 | 耐震診断 |
| ペット問題 | 防犯対策 | 駐車場問題 |
| 防災用品備蓄 | 植栽リニューアル | バリアフリー化 |
| 消防訓練 | 懇親会 | 各種キャンペーン |
日常の生活において、居住者の皆様や管理組合様と身近に接することが一番多いのが管理員です。
管理員業務には受付業務、点検業務、立会業務、報告連絡業務など様々な業務がありますが、弊社では居住者の皆様との信頼関係を築きあげることが一番重要な管理業務だと考えております。
信頼関係の構築の第一歩に、マンション居住者、来館者に対して「気持ちの良いあいさつ」の徹底をテーマに掲げております。
また、日々変化するマンションを取り巻く環境に対しても対応できるよう継続的な研修、巡回指導員による品質管理など、熟練したプロの管理員育成に注力しています。
当社は、より優秀な管理員を養成するために、定期研修を実施しています。
定期研修は年3回開催しており、社内外の講師を招いて諸設備の維持・管理、清掃、対応マナー、防犯などさまざまなテーマについて学びます。
また具体例に基づいての活発な質疑応答やテーマごとのディスカッションも行い、管理ノウハウと対応力のさらなる向上を図っています。なお、長年の間に培われた管理ノウハウの蓄積により、弊社独自の「管理員業務マニュアル」にまとめました。
 全体研修会 年２回 |
 グループ研修会 年１回 |
マンションの第一印象は、エントランス、ロビー、共用廊下等を美しく清潔に保つことで決まります。
お客様の大切なマンションの資産価値の向上のため、プロの清掃員により、高グレードの技術で清掃いたします。
清掃レベルの維持のため、独自の清掃チェックシートによる確認作業と指導員の巡回により、清掃員の日々の仕事をチェックいたします。
また、清掃手法や資機材の研究、清掃現場での作業方法の指導を目的とした清掃業務ミーティングにより、常に品質の向上に努めております。
マンションには、エレベーターや給排水施設・各種電気設備、あるいは防犯防災設備などさまざまな設備が設置されており、不測の事態やトラブルが起こりがちです。 当社はこうした問題に対して、“未然防止”をキーワードに設備面を入念にチェックし、事が起きる前に予防するという体制を敷いています。 管理員による毎日の巡回点検、毎月の担当者による巡回点検など事故の未然防止に積極的に取り組んでおります。
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共用部、専有部の休日夜間のトラブルや漏水、部分停電等不測の事態には、朝日緊急センターが24時間迅速に対応しています。 さらに、当社と提携している警備会社（セコム・綜合警備保障等）が現場に急行し、次いで専門技術員が駆けつけて的確な対応を行っています。
管理組合との信頼関係の構築や居住者相互の交流を深める「懇親パーティー」の提案およびサポートを実施しています。
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「朝日マンスリーレポート」を毎月管理組合に配布しております。
記載されている内容は、管理組合からのお知らせや、その月に実施した各設備保守点検、ならびに駐車場の空き募集等、または季節的要因による注意事項をタイムリーに提案いたします。
「朝日マンスリーレポート」の配布により、管理組合活動が皆様に理解されやすく、理事会活動がスムーズになり、居住者間の連帯感も育まれます。
消防訓練をすることにより、住民のコミュニケーションも図ることができ、管理に対する意識向上、組合全体の活性化の効果があります。
模擬消火器を使った消火作業を体験
組合員へアンケートを実施し、現行の管理状況に対しての意見の確認をすることも有効です。 また、理事会での検討内容や方向性、見積内容等を組合員に都度情報の開示をしていくことがポイントです。
■理事会の業務
・アンケートの作成・配布・回収・結果の取りまとめ
・理事会からの報告書作成・配布
他の管理会社からの見積書の管理仕様の検証が大切です。見積書の金額からは見えてこない業務内容がございます。
■理事会の業務
・見積依頼業者の選択 ・見積依頼のための共通仕様書作成
・管理会社のヒアリング ・見積書の精査・検証 ・管理会社候補の選定
管理会社候補からの重要事項説明書は区分所有者全員に対しての交付が義務付けられています。（マンション適正化法72条）また、管理会社変更の総会議案書の作成については、理事会の作成になることが多いようです。
■理事会の業務
・総会・臨時総会の議案書作成
・総会の進行・決議
現管理会社との委託契約書の任意解約に関する条項についてご確認ください。「マンション標準管理委託契約書」では、少なくとも3ヶ月前に書面で解約の申入れを行うことにより、契約を終了することができるものとしております。
■理事会の業務
・解約の通知
・管理会社の引継補佐
