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朝日管理株式会社（以下「当社」といいます。）は、高度情報化に伴う個人情報保護の重要性を認識し、企業としての社会的責任を果たすため、マンション管理業務を営むにあたり、当社が保有しているお客様、お取引先、ならびに従業員の個人情報保護に努め、その取扱いに関する体制、基本ルールを策定し、実践していきます。

〔個人情報の取得〕

当社は、利用目的を明確にした上で、後述の[個人情報の利用目的]の範囲内に限り個人情報を利用いたします。また、あらかじめ明示させていただいた利用目的の範囲を超えた利用を行わないよう、適切な措置を講じます。

〔個人情報の管理と保護〕

当社は、お預かりした個人情報を適切に管理いたします。お客さまにご承諾いただいた場合及び後述の[個人情報の第三者への提供]の場合を除き、第三者に対しデータを開示・提供することはいたしません。また、当社のデータベース等に対する必要な安全管理措置を実施し、漏えい、滅失又はき損を防ぎます。また、当社の従業員に対しての定期的な個人情報保護に関する教育を実施し、問題発生の予防のための手順を設け実施するとともに、万が一の問題発生に対しては速やかに再発防止のための是正を行います。

〔当社の保有する個人情報〕

1. 当社が受託管理するマンションの居住者様の個人情報
2. 従業員から提供された個人情報
3. 当社への採用応募者から提供された個人情報
4. 当社子会社の従業員から提供された個人情報
   ※当社は、取得した個人情報の一部を個人データとして保有します。個人データとは、個人情報データベース等を使用して保有するため電磁的に加工された個人情報のことです。また、個人情報デ ータベース等とは個人情報を含む情報の集合体で、特定の個人情報をコンピュータ等を使用して検索できるように体系的に構成したものを言います。

〔個人情報の利用目的〕

当社が保有するお客様の個人情報は、以下の利用目的の達成に必要な範囲で利用いたします。

≪本人より直接書面（Webサイト・電子メール・Faxを含む）により個人情報を取得する場合の利用目的≫

• お客様情報
  1. 管理組合との間で締結した管理委託業務履行のため
  2. 緊急時の連絡のため
  3. マンション・ビル等における工事実施のため
     （共用部分改修工事、設備の改良・改修工事実施の際のご連絡等）
  4. 損害保険代理店業務のため
     （損害保険に関する商品のご案内、事故発生時のご連絡等）
  5. 居住者様向け各種サービスのご案内のため
     （お部屋の清掃、リフォーム工事他のご案内等）
  6. 不動産の仲介、管理、賃貸の業を行うため
     
  7. 資料請求等への対応のため
• 従業員情報
  1. 人事管理、労務管理・給与支給等および福利厚生（税務・社会保険・慶弔対応）のため
  2. 健康管理、安全管理のため
  3. 採用HP等の広報活動のため
• 採用応募者情報
  1. 採用活動（応募受付・本人確認・書類選考・面接・合否連絡等）のため
• 子会社従業員情報
  1. 業務委託を受けた人事管理、労務管理・給与支給等、福利厚生（税務・社会保険・慶弔対応）、健康管理、安全管理への対応のため
• 個人情報お問合せのお客様への対応
  1. 個人情報の取扱いに対するお問合せ、苦情相談および開示等の請求への対応のため
• 来館者情報
  1. 不正侵入の監視、防止対策のため

≪本人より直接書面以外の方法で個人情報を取得する場合の利用目的≫

• お客様情報
  1. 管理組合との間で締結した管理委託業務履行のため
  2. 緊急時の連絡のため
  3. マンション・ビル等における工事実施のため
     （共用部分改修工事、設備の改良・改修工事実施の際のご連絡等）
• 採用応募者情報
  1. 人材紹介会社、ハローワークからの提供を受けた情報により採用活動を行うため

〔個人情報および保有個人データの第三者への提供〕

当社は、保有する個人情報および保有個人データを、法令に定める場合のほか、前述の〔個人情報の利用目的〕の達成に必要な範囲内で、書面、郵便物、電話、電子メール、インターネット等で、下記の関係者に提供いたします。なお、法令に定める場合を除き、所定の手続きに従った、ご本人からの申し出があった場合には、提供を停止いたします。

• 不動産取引
  ≪提供する項目≫
  不動産取引に必要となる項目（氏名、連絡先、生年月日、現住所等）
  ≪提供先≫
  1. 契約の相手方となる者及びその見込み顧客（提供手段：郵送・電子メール・Web入力）
  2. 宅地建物取引業者（提供手段：郵送・電子メール・Web入力）
  3. 指定流通機構（レインズ：国土交通大臣から指定を受けた不動産流通機構が運営しているコンピュータ・ネットワーク・システムの名称で、物件情報及び成約情報を登録します。）（提供手段：Web入力）
• 従業員および子会社従業員に対する給与・賞与・報酬の支払
  ≪提供する項目≫
  氏名・口座番号・支給金額
  ≪提供先≫
  金融機関（提供方法：Web入力）
• 従業員および子会社従業員の福利厚生（年金および団体保険）
  ≪提供する項目≫
  確定拠出年金、財形貯蓄、各種保険の団体割引の手続きに必要な個人情報の項目
  ≪提供先≫
  制度運用先、金融機関（提供方法：郵送・電子メール・手交・Web入力）
• 従業員および子会社従業員の福利厚生（健康）
  ≪提供する項目≫
  定期健康診断、特定健康診査、特定保健指導の実施に必要な個人情報の項目
  ≪提供先≫
  産業医、定期健診委託機関（提供方法：郵送・電子メール・手交）

〔個人情報および保有個人データの取扱いの外部委託〕

当社は、利用目的の達成に必要な範囲内で、個人情報の取扱いを外部に委託することがあります。委託する場合は、委託先が個人情報保護のために必要な安全管理措置等を実施していることを当社基準により評価・選定し、原則として秘密保持契約を締結の上、委託を行います。

〔個人情報および保有個人データの共同利用〕

当社は、お預かりしているお客様の個人情報および保有個人データを、第三者と共同利用することはありません。

〔個人情報提供の任意性〕

個人情報のご提供は任意ですが、ご提供いただけない場合は上記に掲げる利用目的の達成に必要な対応が行えず、不利益を被る場合がありますのでご了承ください。

〔法令遵守〕

当社は、個人情報の取扱いに関して適用される法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守いたします。

〔個人情報保護管理体制及び仕組みの継続的改善〕

当社は、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善を実施いたします。

〔他のサイトへのリンク〕

当社Webサイトには他のWebサイトへのリンクがありますが、当社は他のWebサイトにおけるプライバシー保護に関しての責任は負いませんので、ご了承ください。

〔個人情報の開示、訂正等の手続き〕

当社が保有する個人情報の開示、訂正、利用停止等に関するご本人からのご請求、お問い合わせ、その他個人情報に関する苦情及びご相談につきましては、電話でお申し出ください。当社所定の用紙にて郵送、Faxまたは電子メールで受け付けます。その際ご本人であることの確認をさせていただきます。

〔ご相談窓口〕

苦情及びご相談の窓口は下記のとおりです。

〒141-0021
東京都品川区上大崎3-5-8　アクロス目黒タワー4F
朝日管理株式会社　経営管理部　総務人事グループ　個人情報相談係
TEL：03-3445-1111（平日午前9時から午後5時まで）
FAX：03-3445-2320
電子メールアドレス：asahikanri@asahi-kanri.co.jp

〔個人情報保護管理者および特定個人情報管理者〕

経営管理部　担当取締役

〔認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申し出先〕

認定個人情報保護団体の名称： 一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情解決の申し出先：プライバシーマーク推進センター　個人情報保護苦情相談室
〒106-0032　東京都港区六本木1-9-9　六本木ファーストビル内
TEL：03-5860-7565 / 0120-700-779

朝日管理株式会社（以下｢当社｣といいます。）は、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（平成25 年法律第27 号、以下「番号法」という。）、「個人情報の保護に関する法律」（平成 15 年法律第 57 号、以下「個人情報保護法」という。）に基づき、当社の取り扱う特定個人情報等の適切な取り扱いを確保するため、不動産使用料、報酬等のお支払先様、株主様ならびに従業員の特定個人情報保護に努め、その取扱いに関する体制、基本ルールを策定し、実践していきます。

〔関係法令・ガイドライン等の遵守〕

当社は、個人番号及び特定個人情報（以下「特定個人情報等」という。）の取り扱いに関し、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（マイナンバー法）」及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」、並びに「個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）」及び各省庁のガイドラインを遵守します。

〔利用目的〕

当社は、提供を受けた特定個人情報等を、以下の目的で利用します。

(1)取引先様の特定個人情報等

• 不動産取引に関する支払調書作成事務
• 報酬、料金、契約金及び賞金に関する支払調書作成事務

(2)株主様の特定個人情報等

• 配当及び剰余金の分配に関する支払調書作成事務

(3)当社の従業員等の特定個人情報等

【税務】

• 源泉徴収票作成事務
• 財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書及び申込書提出事務

【社会保険】

• 健康保険・厚生年金保険届出、申請・請求事務
• 雇用保険・労災保険届出、申請・請求、証明書作成事務

(4)当社従業員等の配偶者及び親族等の特定個人情報等

【税務】

• 源泉徴収票作成事務

【社会保険】

• 健康保険
• 厚生年金保険届出事務

〔安全管理措置に関する事項〕

当社は、特定個人情報等の漏えい、滅失又は殿損の防止その他の個人番号の適切な管理のために、別途「個人番号及び特定個人情報取扱規程」を定め、これを遵守します。

〔委託の取り扱い〕

当社は、特定個人情報等の取り扱いを第三者に委託することがあります。この場合、当社は、マイナンバ一法及び個人情報保護法に従って、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。

〔継続的改善〕

当社は、特定個人情報等の取り扱いを継続的に改善するよう努めます。

〔特定個人情報等の開示〕

当社は、本人またはその代理人から、当該特定個人情報等の開示の求めがあったときは、次の各号の場合を除き、遅滞なく回答します。

• 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
• 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
• 法令に違反することとなる場合

〔ご相談窓口〕

苦情及びご相談の窓口は下記のとおりです。

〒141-0021
東京都品川区上大崎3-5-8　アクロス目黒タワー4Ｆ
朝日管理株式会社　経営管理部　総務人事グループ　個人情報相談係
TEL：03-3445-1111（平日午前9時から午後5時まで）
FAX：03-3445-2320

〔個人情報保護管理者〕

経営管理部　担当取締役

〔認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申し出先〕

認定個人情報保護団体の名称： 一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情解決の申し出先：プライバシーマーク推進センター　個人情報保護苦情相談室
〒106-0032　東京都港区六本木1-9-9　六本木ファーストビル内
TEL：03-5860-7565 / 0120-700-779